Was ist der wesentliche Inhalt der GoBD 2015?
Ein westentlicher Aspekt der GoBD ist, dass alle Dokumente mit Belegcharakter und alle Dokumente, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren, aufbewahrt werden müssen.
Zu diesen Dokumenten gehören unter anderem:
- Kontoauszüge
- Zahlungsbelege
- Auftragsdokumente und Auftragsbestätigungen
- Verträge, Rechnungen, Gutschriften
- Steuer- und Gebührenbescheide
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Zu den Systemen, die von den GoBD betroffen sind, gehören:
- Die Hauptbuchhaltung (jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden)
- Die Anlagen- und Lohnbuchhaltung
- Elektronische Kassen- und Zahlungssysteme
- Warenwirtschaftssysteme
- Archivierungs- und Datenmanagementsysteme
Die Aufbewahrung von Unterlagen
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre für:
- Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege und Inventare
- Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte
- Ausgestellte und empfangene Rechnungen
Für alle anderen Unterlagen (beispielsweise für den normalen Schriftwechsel) beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre.
Alle Dokumente, Daten und Datensätze (Belege) sind während der gültigen Aufbewahrungsfrist unverändert aufzubewahren und müssen für Betriebsprüfungen jederzeit zum Abruf bereit sein.
Hierbei sind elektronische Belege (auch Selbsterstellte) im Original aufzubewahren gegen nachträgliche Veränderung zu schützen (z.B. Word-Dokument)! Auch elektronische Post sollte grundsätzlich in unveränderter Form aufbewahrt werden.
Besonders WICHTIG ist hierbei, dass die Verantwortung für die Dokumentation (und somit auch für deren Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit) und die Aufbewahrung der Daten und Dokumente stets der Steuerpflichtige trägt! Auch bei der Auslagerung auf Dritte (z.B. Steuerberater)!
Verfahrensdokumentation
Hierbei handelt es sich um eine detaillierte Beschreibung der Prozesse im Unternehmen die durch die Dokumentation abgebildet werden sollen (z.B. der Arbeitsprozess " Bearbeitung des Posteingangs").
Jedoch werden dabei nicht nur Abläufe, Vorgänge und die Programmbenutzung sondern auch die eingestetzen Geräte und das eingesetzte Personal festgehalten.
Am besten lässen sich die verschiedenen Prozesse in graphischer Form eines Ablaufdiagrammes darstellen.
Generell besteht eine Verfahrensdokumentation aus folgenden Teilen:
- Allgemeinen Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Anwenderdokumentation
Hierbei handelt es sich um eine detaillierte und verständliche Gebrauchsanweisung für den Anwender über die in der allgemeinen Beschreibung abgebildeten Prozesse.
-> Eine Anwenderdokumentation sollte somit eine "Bedienungsanleitung" für den Mitarbeiter sein, in welcher die einzelnen Prozessschritte übersichtlich dargestellt werden.
Technische Systemdokumentation
Hierbei geht es um technische Details, wie beispielsweise die eingesetzten Programme und Hardware.
Bei der Softwaredokumentation sollte umbedingt darauf geachtet werden, welche Programmversion aktuell eingesetzt wird und welche Updates dieses Programm erhält, bzw. erhalten hat.
Betriebsdokumentation
Hierbei geht es um eine Beschreibung des Unternehmens.
Enthalten sollten wichtige Kennzahlen, die Art des betrieblichen Umfeldes, Branchenbesonderheiten, etc. festgehalten werden.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Nähere Informationen finden Sie hier.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Das interne Kontrollsystem ist eine nach innen gerichtete, betriebsinterne Überprüfung und Überwachung aller Abläufe, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Sie findet in systematischer (regelmäßiger) und dauerhafter Weise statt.
-> Durch das IKS sollen die zuvor festgehaltenen Verfahrensabläufe umgesetzt und vorallem beibehalten werden!
Gerne unterstützen wir Sie bei der Realisierung Ihres perönlichen IKS. Nähre Informationen finden Sie hier.
Datenzugriff eines Betriebsprüfers
Welchen Möglichkeiten gibt es für den Prüfer, auf die elektronischen Daten Ihres Unternehmens zuzugreifen?
- Unmittelbar (Direktzugriff auf die EDV)
- Mittelbar (Auswertungen durch das zu prüfende Unternehmen)
- Datenträger (Bereitstellung der Daten auf einer CD, DVD, oder Ähnlichem)
WICHTIG ist hierbei, dass der Steuerpflichtige dafür Sorge zu tragen hat, dass die bereitgestellten Daten und Unterlagen keine Informationen enthalten, die nicht aufzeichnungspflichtig sind oder einem Berufsgeheimnis unterliegen. Sind solche Informationen dennoch in den bereitgestellten Unterlagen enthalten, so unterliegen sie keinem Verwertungsverbot!
Ersetzendes Scannen
Durch das ersetzende Scannen ist es nun möglich, ein ursprünglich in Papierform vorhandenes Dokument, durch eine digitale (gescannte) Kopie in einem elektronischen Archivsystem aufzubewahren.
Der Papierbeleg kann somit im Anschluss ggfs. vernichtet werden.
Die Voraussetzung hierfür sind zum Einen ein Archivierungssystem und zum Anderen eine Verfahrensdokumentation zum Scannvorgang.
Handels- und Steuerrecht erlauben die sogenannte papierlose Buchhaltung wenn die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet und die bildliche Übereinstimmung mit dem Original als auch die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist stets gewährleistet ist.
Zu beachten gilt es jedoch, dass es bestimmte Dokumente gibt, die nicht durch eine digitale Kopier ersetzt werden dürfen. Dazu gehören Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang Lagerbericht, etc.), notariell beurkundete Verträge und Steuer- und Spendenbescheinigungen.
Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Umsetzung des "Ersetzenden Scannens". Nähere Informationen finden Sie hier.